Levantamento com 103 empresas de diversos segmentos revela desafios na emissão de notas fiscais e insights valiosos para quem busca mais eficiência no processo e conformidade fiscal
Pesquisa divulgada nessa semana realizada pelo IOB, que une Inteligência em Legislação e Tecnologia avançada para resolver os desafios de contadores e de empresas, realizou a pesquisa inédita: Emissão de Nota Fiscal, sobre o perfil e os desafios de empresas e profissionais responsáveis pela emissão de notas fiscais no Brasil. O levantamento coletou informações de 103 empresas, entre 21 de agosto a 31 de outubro de 2024, revelando práticas, dificuldades e áreas de melhoria para uma conformidade fiscal mais eficiente. Um dos principais dados é que 60% das empresas admitiram já ter emitido notas com erros ou divergências, o que pode acarretar em penalidades e prejuízo financeiro à empresa. Enquanto 15% não sabem dizer se já emitiram documentos com erros.
De acordo com a IOB ao DT emissão da nota é o momento em que nasce o processo de cumprimento das regras fiscais por uma empresa. Garantir que a nota esteja em conformidade vai muito além de somente conferir se todos os campos preenchidos estão corretos. É uma operação bastante complexa, que leva tempo e deve estar ancorada nos fundamentos da legislação. Só assim a empresa pode evitar multas e autuações, além de não correr o risco de pagar impostos a maior ou a menor.
“Os resultados da pesquisa apontam que a maioria dos empresários já emitiram um documento fiscal com erro ou não sabem dizer se a emissão estava correta. O assunto é sério, pois uma nota fiscal com erro pode gerar muita dor de cabeça, como por exemplo pagar impostos errados, vender um produto com código de outros produtos, o que significa “venda fria”, e ainda bagunçar o estoque fiscal, que o contador utiliza anualmente como referência para fazer o inventário de cada empresa (simples nacional). Como solução, a tecnologia pode ser uma grande aliada para aumentar a segurança neste processo, com funcionalidades que permitem, por exemplo, a validação tributária de notas fiscais antes mesmo da emissão”, explica André Copetti, Diretor de Produto/PMEs da IOB, ao Diário Tocantinense.
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Perfil dos profissionais responsáveis por emitir nota fiscal
Do total de respondentes, 81,55% afirmaram ser donos de empresas ou responsáveis diretamente pela emissão de notas fiscais de suas empresas. Em termos hierárquicos, os dados mostram que 59,5% são proprietários, seguidos por gerentes e coordenadores (15,5%), diretores (8,3%), analistas (7,14%) e outros cargos (9,52%).
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Tempo de função
A experiência dos profissionais varia: 29,8% estão na função entre 4 e 10 anos, enquanto 27,4% possuem entre 11 e 20 anos de experiência. Além disso, 22,6% exercem essa função há menos de 3 anos, e 20,2% há mais de 21 anos.
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Segmento de atuação da empresa
Já o campo de atuação dos entrevistados é bastante diversificado, com destaque para o comércio com 44,21% dos respondentes. Em seguida, fica a indústria com 13%; o setor vestuário/têxtil com 5,95%; construção civil com 4,76%; alimentos com 4,76%; escritórios contábeis com 2,38%; transportes com 2,38% e agricultura com 1,19%. Outros setores não listados são 21,37%.
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Porte da empresa
O perfil das empresas pesquisadas é constituído, destacadamente, por microempresas (receita menor ou igual a R$ 360 mil), com 53,57% dos entrevistados, e pequenas empresas (receita maior que R$ 360 mil menor ou igual a R$ 4,8 milhões), que somam 39,28%. As empresas médias – com receita maior que R$ 4,8 milhões e menor ou igual a R$ 300 milhões -, são 5,95% dos entrevistados; e as grandes empresas, com receita maior que R$ 300 milhões, são apenas 1,19%.
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Regime tributário
Dentre os respondentes, 65,5% operam sob o regime do Simples Nacional, seguido por Lucro Presumido (14,3%) e Lucro Real (10,7%). Os MEIs representam 9,52% da amostra.
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Quantidade de notas fiscais emitidas por mês
A pesquisa identificou que 29,76% das empresas emitem entre 21 e 100 notas fiscais mensalmente. Outras 27,38% emitem de 6 a 20 notas. Enquanto 25% emitem menos de 5 notas por mês. Já as empresas com alto volume de emissão de notas mensais são 11,9%, com 101 e 500 notas por mês; além de 3,57%, que emitem de 501 a 1.000 mil notas por mês, e, por fim, aquelas que emitem mais de 1.000 notas, que são 2,38%.
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Frequência de revisão dos dados inseridos na nota fiscal (MVA, reduções na base de cálculo, alíquotas, CST)
Sobre a frequência de revisão dos dados das notas fiscais, 44% dos entrevistados revisam os dados da nota fiscal somente no momento de emissão da nota e nunca mais verificam se houve atualização dos campos. Outros 33,33% revisam antes de emitir a nota. Há mais de 3 meses são 10,71%, além de 7,14% mensalmente e 4,76% revisam quinzenalmente.
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Emissão de notas com erros ou divergências
Conforme destacamos no início deste press-release, mais da metade 60% das empresas afirmaram já ter emitido notas fiscais com erros ou divergências e 15% não sabem dizer se já emitiram ou não notas com algum erro. Ou seja, a ocorrência de erros na emissão de notas pode passar de 70%. Apenas 25% afirmaram que nunca emitiram notas com erros.
Este resultado da pesquisa coincide com um outro estudo realizado pela IOB no primeiro semestre de 2024, que revelou que mais de 70% das empresas, em média, emitem nota fiscal com alguma informação tributária divergente. E que, muitas vezes, esses erros resultaram no recolhimento de impostos a maior ou a menor.
10. Emissão de notas com alíquotas erradas
25% admitem ter realizado a emissão de notas com alíquotas erradas. Já 51,9% dizem não ter emitido e 23% não sabem dizer.
11. Erro de cálculo do ICMS-ST
Sobre o erro no cálculo do ICMS-ST, 49,38% dizem não ter realizado, ao passo que 22,22% admitem já ter errado. 28,40% não sabem dizer se já emitiram notas com erro no cálculo.
12. Erro no preenchimento do NCM, CFOP e CST
55,56% das empresas admitem ter emitido notas com erro no preenchimento do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e CST Código de Situação Tributária). 29,63% dizem nunca ter emitido notas com erros; 14,81% não sabem dizer.
13. Enquadramento de CEST
No enquadramento do CEST (Código Especificador da Substituição Tributária), 48,8% afirmam que não lembram. Já 32,14% afirmam que se lembram. Outros 19,04% não se encaixam nesta categoria para emissão de notas da empresa.
14. Fontes de informação para preenchimento correto das notas
57,14% das empresas consultam profissionais contábeis para informações no preenchimento correto das notas. 15,47% fazem consultas na internet e 2,38% consultam empreendedores do mesmo ramo em que atuam. Outros 20,23% possuem emissor de notas que valida os campos de preenchimento antes da emissão; 3,70% buscam outras alternativas.
15. Problemas em emissão de nota com erro
52,38% das empresas já tiveram perda financeira ou pagamento a maior de impostos por conta da emissão de notas fiscais com erros. 9,52% já sofreram multas ou autuações e 33,33% já sofreram advertências. No mais, 4,76% acabaram por perder clientes pelo mesmo problema.
16. Conhecimento das penalidades ao emitir nota com erro
Mais da metade dos entrevistados desconhecem as penalidades que podem decorrer da emissão de notas com erro – eles somam 66,66%, ao passo que 33,33% conhecem as consequências da emissão com divergências.
Erros e multas podem ser evitados
De acordo com André Copetti, a maioria dos erros cometidos na emissão das notas podem ser evitados, mesmo considerando a complexidade da operação e da legislação tributária brasileira.
“Aqui na IOB, nós temos o produto IOB Emissor com a inteligência da validação de notas fiscais, que, ao ser ativado pelo usuário, faz a checagem de todos os campos da NFe e aponta eventuais erros ou divergências. Tudo isso antes da emissão, permitindo a correção de códigos, alíquotas e demais informações”, comenta o executivo.
Segundo ele, além de fazer os devidos apontamentos, o sistema da IOB indica qual artigo da legislação fiscal e/ou tributária que fundamenta cada correção. Para isso, a IOB conta com um banco com mais de 450 milhões de combinações de normas e regras fiscais constantemente atualizado. Essa base de dados serve não apenas como uma fonte de informações, como também abastece os sistemas contábeis e empresariais da IOB.
IOB I Tecnologia e Inteligência
A IOB une Inteligência em legislação e Tecnologia avançada para resolver os desafios de contadores e de empresas. Referência nas áreas fiscal, contábil, tributária, trabalhista, previdenciária e jurídica, se destaca pela confiabilidade aliada às soluções tecnológicas, inteligentes e humanizadas para cada cliente.
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